9 Dicas: como fazer reuniões virtuais altamente produtivas.

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Eu sou Karina.
Torne-se no seu próprio Líder e isso definirá a sua vida para sempre.
A minha missão é fazer com que isso aconteça.

Desde alguns anos, as plataformas para reuniões online começaram a ser uma excelente alternativa para reuniões à distância e eu sou testemunha disso. Anos atrás comecei a usar o Skype que apenas me trouxe benefícios – não precisava pagar centenas de viagens para países como Austrália, Brasil, Irlanda, Portugal, Angola, entre outros países, para ter reuniões com parceiros que promoviam os meus cursos nesses países; e também podia falar com os meus clientes de diferentes pontos do planeta, que queriam participar nos meus cursos certificados, possibilitando-lhes terem um contato direto com a minha empresa.

Contudo, essa não era a realidade vivida por muitas empresas e pessoas, até que a pandemia do COVID-19 e o isolamento social, mudaram as regras do jogo. Diariamente fornecedores têm reuniões com os seus clientes, empresas fecham negócios através de plataformas online e chefias usam-nas para as suas reuniões com os seus trabalhadores.

Mas, será que as reuniões online são produtivas? Ou mesmo, que todos sabem usar da melhor maneira as plataformas para a reunião online?

“Estou aqui ao vivo, não sou um gato!”

“Estou aqui ao vivo, não sou um gato”, virou meme, após o advogado Sr. Ponton, com dificuldades para remover o filtro do zoom, apresentar-se perante o Juiz Roy Ferguson, no processo virtual do 394.º Tribunal Distrital Judicial do Texas. Este momento divertido levou a que o advogado e a sua assistente estivessem sob pressão, ao vivo, a procurar como remover o filtro, até que com a ajuda do juiz Roy Ferguson, o conseguiram.

Não obstante, noutro contexto, numa primeira reunião com um futuro parceiro de negócio ou cliente, a situação não seria nada engraçada nem para a sua imagem e nem para o resultado financeiro da sua empresa. Eis as primeiras três dicas que, embora básicas, são muitas vezes descuradas:

#1 Verifique o sistema

Não se desculpe com a falta de tempo, nem com o desconhecimento por não ter verificado se o sistema e a conexão da internet estão a funcionar. Sei que a pressão do trabalho leva a que algumas pessoas acabem por se esquecerem do básico, mas está em causa a qualidade da reunião, o seu profissionalismo e a experiência que deve ser agradável para todos. Por isso, antes da reunião começar, verifique:

  • a sua conexão à Internet – eu já tive reuniões interrompidas logo no início porque, do outro lado, a pessoa não teve o cuidado de estar no cômodo da casa em que o sinal de conexão à Internet era o mais forte e menos instável;
  • se todos os periféricos como câmara, auscultadores (fones de ouvido) ou auriculares e microfone estão a funcionar bem. Basta fazer o teste disponibilizado em todas as plataformas. Esse tipo de teste evita o filtro do gato;
  • a iluminação do local, já que ambientes muito escuros atrapalham a forma como os outros participantes o veem (imagine-se a falar para uma pessoa está num local escuro que quase não a vê!);
  • o som no ambiente em que se encontra. É fundamental que escolha um ambiente silencioso para que ruídos não atrapalhem quem irá ouvi-lo, nem mesmo você quando for falar.
  •  

#2 Mínimo saber técnico

Há opções nas plataformas que facilitam a sua vida numa reunião, como o uso da opção silenciar o microfone e apenas ativá-lo quando for falar, o uso da sala de espera virtual e a partilha da tela de ecrã. Seja qual for a plataforma que utilizar, explore com tempo essas opções para estar preparado nas suas reuniões. Ativar e desativar o som do microfone é fundamental para evitar barulhos indesejados do seu lado na reunião, tais como digitar no seu teclado, sons exteriores, como por exemplo de um cachorro a latir, enquanto os outros estão a falar.

Já ao partilhar a tela de ecrã, para que todos consigam visualizar ideias, projetos ou dados, verifique que nada privado esteja aberto simultaneamente para evitar constrangimentos.

#3 Se manca

Essa é a melhor expressão para o bom senso na escolha do local da casa que irá realizar a sua reunião e que pode ter mais peso do que imagina. Em dezembro, meu cliente, um microempreendedor, contava-me sobre uma reunião que ele tinha tido com uma empresa de marketing, recomendada por um grande amigo dele. Ele partilhou comigo que não havia contratado os serviços dessa empresa por uma única razão – o ambiente no qual se encontrava um dos sócios na reunião virtual. Esse sócio escolhera o seu quarto, tendo como “pano de fundo” uma cama de solteiro por fazer e uma toalha jogada no cabideiro. O meu cliente disse-me que por mais que ele quisesse separar a competência desse sócio do ambiente, ele não havia conseguido, pois em sua mente apenas lhe vinha o seguinte pensamento – como iria ele ajudá-lo na organização e promoção dos seus produtos, quando nem tinha feito a cama, nem tinha tido o cuidado de remover ou dobrar a toalha antes da reunião?

Por isso, escolha um local organizado, tendo atenção o que está a sua volta, ou pode optar por ter apenas uma parede neutra atrás de si, e solicite às pessoas com quem vive o respeito pela sua privacidade, coordenando horários e locais com os seus filhos, ou com quem reside consigo, para evitar interrupções ou outro tipo de constrangimentos.

Reunião aborrecida? A cabra participa da videochamada!

Parece surreal, se não fosse o facto da quinta de Dot McCarthy, de Lancashire, ter faturado mais de 50 mil libras, em 10 meses, a alugar as suas cabras para aparecerem em videochamadas. Não obstante de poder ser divertido ter um animal para alegrar uma reunião, a presença da cabra revela, também, o quão as reuniões são maçantes e pouco produtivas, por falta de domínio de certos princípios da comunicação, de condução de reunião e de conhecimento do comportamento humano.

Outro fator de peso numa reunião virtual é o tempo de duração e, ainda mais para os executivos, em que a fadiga mental relatada pela quantidade de reuniões diárias realizadas, levam-nos a sentirem-se totalmente exaustos ao final do dia. Uma pesquisa da Microsoft demonstrou que de facto há fadiga mental derivada da reunião remota. Foi verificado que após 30-40 minutos numa reunião, a concentração diminui, e que o stress começa a aumentar após duas horas de reunião virtual. Uma das recomendações é limitar as reuniões a 30 minutos e as reuniões mais longas, devem realizar-se pequenas pausas. Mas, apenas limitar o tempo não basta, é preciso dominar algumas das dicas que deixo aqui:

Embora a forma como trabalhamos e interagimos mudou, a arte de lidar com as pessoas permanece crucial. Saber lidar com elas é a chave para grandes resultados.

KARINA M. KIMMIG

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#4 Work hour

Para uma reunião ser produtiva, presencial ou virtual, aplicam-se praticamente as mesmas regras:

  • uma das primeiras ações que eu tomava, quando realizava consultoria às empresas, era distribuir pelos colaboradores funções e responsabilidades referentes às reuniões, para que de discussões inglórias e maçantes passassem a ser reuniões extremamente produtivas. Dessa forma, você pode designar um colaborador para ser o organizador e gestor do tempo, em que ele estabelece e gere as regras e o tempo de participação no início da reunião, e as relembrando posteriormente quando se faz necessário, designar um coanfitrião para assumir o cargo do gestor se houver problemas técnicos, um coordenador ou secretária para fazer as anotações para a ata, um moderador para monitorar e responder ao chat, levando a que todos cooperem para uma reunião mais eficiente;
  • definição prévia da agenda (ou pauta) da reunião com conhecimento por todos os participantes auxilia, por um lado, a que todos mantenham o foco e objetividade no decorrer da reunião e, por outro, que cada interveniente, tenha a sua lista de assuntos preparada, gráficos ou outros dados prontos para apresentar na reunião;
  • pontualidade a iniciar e finalizar as reuniões, faz com que os colaboradores ou intervenientes da reunião se sintam respeitados;
  • ter uma ata da reunião com a agenda (pauta) discutida, as tarefas e decisões documentadas, servirá de lembrete para o que ficou acordado.

#5 Happy hour

Mas, sendo o ser humano um ser social e não tendo a interação presencial na empresa, pautada por um café ou a conversa casual naqueles cinco minutos antes do início da reunião, é extremamente importante que haja uma reunião Happy Hour. Esse tipo de reunião de 30 minutos, no mundo virtual, proporciona um tempo de convívio e descontração para o líder e sua equipa (equipe), com conversas sobre assuntos diversos e pessoais.

Com o desaparecimento daqueles minutos antes da reunião e a fadiga excessiva com que muitos executivos têm de lidar, devido ao excesso de reuniões online, a reunião happy hour possibilita um tempo dedicado ao bate-papo, as conversas que edificam emoções positivas e promovem o bem-estar. “Jogar conversa fora” fortalece e aprofunda os relacionamentos individuais e de manutenção do grupo, integra novos trabalhadores, na medida em que a conexão emocional e social acontece através das conversas informais, levando a que esses colaboradores se sintam envolvidos, o que resulta na construção de equipas de alto desempenho e fortalecimento da cultura da empresa.
Se quiser aprofundar o seu conhecimento sobre esse tema do impacto das emoções e estratégias para lidar e conduzir pessoas, veja o curso internacional Human Leader Skills.

“Você não tem autoridade aqui!”

A caótica reunião virtual da Junta de Freguesia de Handforth, em Cheshire, Inglaterra, se tornou viral e numa sensação online, que rendeu memes e entrevistas com a “protagonista” Jackie Weaver! Para quem não participou da reunião, pode assisti-la com certo humor, mas também ira constatar que as competências de comunicação estão muito aquém do que se espera na interação de pessoas adultas. Com as falhas que pude visualizar como interrupções desnecessárias, falas paralelas, falta de comunicação objetiva e assertiva, falha na escuta ativa, além de desrespeito, seguem mais 4 dicas para fazer melhor figura! 😊

# 6 Capacidade de falar com precisão.

As reuniões online são mais exigentes do que as reuniões presenciais e, se as reuniões tiverem entre 30-40 minutos de duração, o tempo disponível para quem irá falar deve ser estimado corretamente. Temos a tendência de subestimar o tempo quando falamos ou ouvimos algo muito interessante e sobrestimá-lo quando já sabemos sobre o assunto, ou temos de ouvir alguém repetir-se, por exemplo. Por isso, para desenvolver a capacidade de uma comunicação assertiva, seguindo uma estrutura que funciona, é preciso domínio técnico e, quando gere colaboradores, ajudá-los a comunicarem com precisão também. No curso Human Leader Skills, eu tenho um módulo dedicado ao desenvolvimento da comunicação para esses novos tempos, e no meu site tenho artigos sobre comunicação que lhe podem ajudar.

# 7 Ouça e Respire

Há dois níveis de audição – o básico – ouvir; e o avançado – escuta ativa.
Ouvir requer que escute o que está a ser dito, sem fazer grunhidos do outro lado, sem interromper desnecessariamente, sem desviar a atenção para o telemóvel/celular, ou ainda falar ao mesmo tempo que outro interveniente. Este é o mínimo exigido para uma comunicação. Algumas pessoas são mais elétricas, stressadas, outras “desligam” a ficha da atenção, mas terão de aprender a respirar e permitir que o interveniente se expresse na reunião.

O segundo nível, o da escuta ativa, é dominar o nível básico anterior e estar atento às palavras de tal forma, que seja capaz de repeti-las sem interpretação, nem julgamento. Deste modo, será capaz de pensar sobre o conteúdo e responder ou intervir de forma construtiva – separando o que entendeu do que foi dito, da pessoa e do assunto a ser solucionado, analisado ou decidido.

Quando não se ouve, nem se escuta, perde-se a objetividade, as pessoas começam a ter uma comunicação mais agressiva, têm lugar os ataques verbais, as indiretas e as reuniões tornam-se confusas, frustrantes e improdutivas.

# 8 De frente e não de costas

Barry Burkhill aparece de costas, no meio da confusa e fervorosa reunião online da Junta de Freguesia de Handforth, e facilmente estaremos de acordo que não é a melhor posição para uma reunião nem virtual, nem presencial!

Quando as reuniões são presenciais, podemos recolher mais sinais não verbais e interagir num outro nível, o que não ocorre quando estamos em frente de uma câmara que apenas mostra uma parcela dos nossos corpos. Por isso, mantenha-se de frente, olhe para câmara e para os seus colegas, clientes ou fornecedores, que isso fará uma grande diferença na forma como os outros o percecionam e como você parece estar envolvido na reunião.

# 9 Por último, mas não menos importante

Este ambiente virtual veio para ficar. Mudarmo-nos e adaptarmo-nos a ele, ajudar-nos-á a lidar com as vantagens e desvantagens desta nova forma de trabalhar e interagir.

Aos líderes e empresários, mais do que nunca, é preciso que aprendam como lidar com as emoções, os comportamentos e a comunicação do ser humano, ainda mais à distância, já que esses conhecimentos se traduzem em melhores resultados financeiros e na gestão de pessoas. O atingimento desses resultados superiores tenho constatado com os líderes, que após terem realizado o curso Human Leader Skills, conseguem gerir melhor a eles e às suas equipas, com menor stress, e vão além do óbvio. O que é ir além do óbvio? É saber perguntar e intervir de forma a conduzir a equipa à ação, à solução, sendo o mais específico e assertivo possível, é distinguir a intenção do que está a ser dito pelo colaborador, é descrever ações destinadas ao comportamento e não à personalidade e às emoções dos colaboradores e, ao mesmo tempo, é nutrir o sentimento de pertença, de cuidado e de acolhimento.

Embora a forma como trabalhamos e interagimos mudou, a arte de lidar com as pessoas permanece crucial. Saber lidar com elas é a chave para grandes resultados.

Fontes consultadas:
https://www.publico.pt/2021/02/10/p3/noticia/nao-gato-momentos-virais-zoom-deu-1950064
https://www.publico.pt/2021/02/04/p3/noticia/quinta-aluga-cabras-invadirem-reunioes-online-ja-angariou-50-mil-libras-1949330
https://www.youtube.com/watch?v=lgGmYeAm0jk
https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/07/08/future-work-good-challenging-unknown/

Artigo publicado como colunista do Jornal Bom dia Europa

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2 respostas

  1. Gostei imenso das dicas para fazer reuniões virtuais altamente produtivas. Tenho muito por corrigir, pois ignorava alguns aspectos como a duração das reuniões, a quebra de gelo no inicio das reuniões com conversas de acolhimento e descontração, a divisão de tarefas para que todos estejam envolvidos. De agora em diante não terei cabras a participarem nas minhas reuniões.

    +1
    1. Carla, obrigada pelo feedback, extremamente importante. Que bom que este artigo trouxe insights e contribuições para as tuas reuniões com os teus colaboradores.

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